Tung itung itung!

Ada satu pertanyaan yang saya jawab dengan jujur saat interview untuk menjadi auditor internal -- saat ingin beralih profesi dari auditor eksternal, pertanyaannya adalah: apa yang paling disukai dari pekerjaan sebagai auditor? Stock-taking! Ya, bagian ini memang sangat menyenangkan walaupun menguras tenaga bagi yang terbiasa bekerja dengan laptop di belakang meja. Pertanyaan selanjutnya, mengapa? Karena dapat bergerak bebas (ya walaupun kerja) dan merupakan pekerjaan yang mudah tinggal tung itung itung yang mudah! (meskipun ternyata tidak semudah membalikkan telapak tangan juga).

Apa dan untuk apa?

Ada banyak nama yang sama untuk menyebut stock-taking, rasanya yang paling pas sih inventory count, daripada stock-taking itu sendiri, stock-opname, atau sebutan lain. Saya hanya sudah terbiasa menyebutnya stock-taking, walaupun kadang saya juga berpikiran nyeleneh: emangnya gua "ngambil" (taking) barang ya, kan ngitung gitu loh. Atau lebih parahnya opname, berkesan seperti masuk rumah sakit.

Untuk apa? Eksistensi, terutama persediaan barang (inventory). Persediaan termasuk dalam aset perusahaan yang cukup liquid. Paling liquid (cair) adalah kas dan setara kas, lalu persediaan, makanya eksistensi (keberadaan) dari persediaan perlu dipastikan. Cara memastikannya ya tentu saja datang sendiri melihat dan menghitung dengan benar yang ada di gudang atau di area lain tempat barang disimpan.

Seperti Petualangan

Kebayang kan gimana rasanya senang banget bisa "berkeliaran" di gudang dan melihat sendiri persediaan perusahaan (kok curhat ya? hehehe... saking pengen curhatnya malah bingung mau mulai cerita dari mana...) Bagi saya, stock-taking seperti petualangan yang menyenangkan sih. Jadiiii... saya ceritakan satu-satu yang pernah saya alami (cukup gila) dan 1 pengalaman teman yang nggak kalah gilanya.

Menghitung ayam. Ini paling fenomenal, dan saya ditolak saat menawarkan diri untuk melakukannya! Alasannya harus cowok, masa iya saya harus ganti kelamin dulu? Ternyata oh ternyata... diharuskan cowok karena sebelum menghitung ayam (sungguhan hewan ayam untuk dikonsumsi!), auditor (ini temen saya yang cerita) harus disemprot dulu badannya di bilik dengan melepas seluruh baju, makanya harus cowok gitu! Peternakan ayam ini memiliki banyak ayam pedaging yang merupakan persediaan mereka yang harus dihitung ya ayam, selain makanan ayam dan obat-obatan. Cerita teman-teman yang menghitung ayam sih jempolnya pada bengkak semua, hahaha... secara ayamnya dikeluarkan dari kandang (dijaring) lalu masuk satu persatu ke kandang dan dihitung menggunakan alat penghitung seperti yang digunakan pramugari untuk menghitung jumlah penumpang.

Sauna dalam kontainer. Begitulah yang saya alami saat menghitung persediaan bahan baku berupa gulungan kain yang masih berada di dalam kontainer. Lokasi gudang berada di pelabuhan Tanjung Priok, kawasan berikat, begitu juga dengan tempat produksi (konveksi dari kain menjadi baju) tidak jauh dari gudang. Setelah keliling gudang dan tidak menemukan sample yang akan dihitung, tanpa keraguan lagi barang tersebut masih di kontainer, terus rame-rame deh ngitung dalam kontainer di tepi Tanjung Priok dengan suasana panas yang minta ampun! 

Melihat indikator. Bagaimana jadinya bila yang diukur adalah benda cair, misalnya solar? Ada pelampung yang berada di dalam silo (tempat penyimpanan seperti kaleng susu raksasa), ada juga pemberatnya di bagian luar. Nggak usah nyempung ke dalam silo, cukup liat bagian luar, indikator pemberat menunjukkan ketinggian berapa, maka isi sebenarnya adalah yang sebaliknya.

Dari volum ke berat. Barang-barang yang dihitung biasanya disusun dalam kotak, satu kotak diiisi barang sejumlah tertentu, dan tumpukan kotak tersebut disusun di atas palet (tatakan dari kayu), tiap layer bisa terdiri dari 5, 6, 7, 8, atau 10 kotak, ke atasnya setinggi sekian kotak -- bisalah tinggal kali-kaliin. Tapiii jangan kira semua benda padat dapat disusun dengan rapi dan mudah dihitung seperti itu, karena saya pernah alamin menghitung jagung (ya nggak sebutir-sebutir sih itu mah sampe ribuan tahun baru kelar). Cara menghitungnya adalah dengan cara memanjat silo terlebih dahulu dengan menaiki tangga monyet (yang lurus menjulang ke atas setinggi 20 meter), melongok volum jagung yang ada di dalam silo dan bentuk permukaannya seperti apa (menggelembung dan cekung di bagian mana), lalu diperkirakan volumnya dengan menghitung volum tabung plus kerucut (silo jagung bagian atas berbentuk tabung dan bawahnya kerucut), terus dikonversi dari meter kubik ke ton, pusing kan.

Menghirup aroma tembakau. Mungkin nikmat kalau sesaat, tapi bagaimana kalau harus 2 sampai 3 jam di gudang tembakau? Tembakau dihitung dalam satuan koli (karung), dengan asumsi berat tiap koli sama jadi dihitung kolinya saja. Hmmm... rasanya berada di gudang tembakau sih agak-agak fly... xixixi... off the record ene mestinya! Gudang ternyata juga berfungsi sebagai tempat mencampur tembakau dengan esens yang wangiiii banget. Selain melihat tembakau, saya juga melihat (sambil menghitung) rokok yang sudah jadi, pita cukai, dan barang-barang promosi.

Bila produksi tidak dihentikan. Persediaan dalam konteks perusahaan manufaktur ada 3: bahan baku dan bahan penolong, barang setengah jadi (work in progress/WIP), dan barang jadi. Banyaknya order yang harus dipenuhi pada akhir tahun "memaksa" klien saya untuk tetap berproduksi saat stock-taking, dengan syarat: tidak ada pergerakan antar gudang bahan baku ke area produksi ke barang setengah jadi, frezz gitu jangan pindah ruang. Bahan baku dan barang jadi sih nggak masalah, tapi waktu hitung WIP dong, aduuuuuh pusing... bahan baku yang mengalami banyak treatment itu berpindah dari satu pos ke pos lain. Dilematis, sih, tapi ya mau nggak mau minta sementara produksi juga dihentikan agar tidak terjadi double counting (udah dihitung tapi dihitung lagi).  

Aturan teknis 

Sampling. Dalam stock-taking, biasanya dilakukan sampling, ya kalau harus 100% pun itu nasib. Sample diambil berdasarkan nilai dari barang, diurutkan dari yang tinggi nilai individualnya, lalu dibatasi hingga coverage (persentase) yang diinginkan oleh manager atau partner berdasarkan proffesional judgement mereka. Gampangnya gini loh: persediaan seluruhnya bernilai 500 juta, setelah diurutkan berdasarkan nilai individual tertinggi (sort aja di excel), coverage yang diinginkan 50%, maka semua inventory dengan nilai individual tertinggi diambil hingga totalnya mencapai 250 juta (50% dari 500 juta).

Floor to list. Biasanya waktu menghitung kita melihat nama barang yang ada di daftar (list) lalu melihat kenyataan yang ada di lapangan (floor) sesuai dengan coverage kita, metode ini disebut list to floor. Untuk lebih meyakinkan secara kan kita cuma sample sekian persen: coba metodenya dibalik, harusnya sama dong mau liat dari list dulu kek atau floor dulu, ya kan? Maka dilakukan floor to list untuk satu atau dua sample secara acak, pilih aja suka-suka yang ada di lapangan barang yang mana lalu cocokkan apakah sama fisiknya dengan yang tercatat di list.

Lihat hingga dalam. Ini agak dilematis, gimana nggak... terlalu bawel salah, terlalu percayaan juga ngerusak image (padahal dalam hati sih percaya-percaya aja). Selain harus pastikan tumpukan nggak hanya 4 sisi yang tampak nyata tapi tengah-tengah tumpukan bolong dengan cara "diangkat ke atas" menggunakan forklift (iya, naik ke atas forklift!), isi dari dus juga harus dipastikan. Memastikan isi dus secara mudah dapat dilakukan dengan mengungkit sedikit dus untuk meyakinkan bahwa ada isinya, secara pasti sih tinggal minta dibuka. Tung itung itung deh...

Rekonsiliasi. Sebelum cabut, bila ada yang berbeda antara list dan floor, selesaikanlah di tempat. Tidak selalu berarti pencurian atau kecurian, selisih dapat disebabkan secara fisik barang telah keluar atau masuk tapi belum update ke catatan, barang tercecer (ada lokasi yang belum didatangi), atau perhitungan yang kurang teliti. Penyelesaian dari selisih disebut rekonsiliasi, logikanya mirip dengan rekonsiliasi kas di bank yang kita catat dengan yang bank catat (ingat mat-kul Akuntansi Pengantar). Oia, jangan lupa juga tandatangan orang-orang yang ikut dalam stock-taking sebagai bukti yang otentik bahwa hasil tersebut benar adanya dan telah disepakati bersama!

Olivia Kamal

Author & Editor

Has laoreet percipitur ad. Vide interesset in mei, no his legimus verterem. Et nostrum imperdiet appellantur usu, mnesarchum referrentur id vim.